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做好工作总结与计划的方法

时间:2016-05-23 15:24来源:未知 作者:admin 点击:
做好工作总结和工作计划。主要是从以下四个方面展开: 一、做好工作总结的意义 工作总结是对前段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,以明确努力方向,指导今后工作的一种机关事务文体。 认真进行工作总结是我党在长
        做好工作总结和工作计划。主要是从以下四个方面展开:
        一、做好工作总结的意义
        工作总结是对前段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,以明确努力方向,指导今后工作的一种机关事务文体。
        认真进行工作总结是我党在长期革命斗争和建设中形成的一个好传统。毛泽东曾指出:“人类总得不断地总结经验,有所发现,有所发明,有所创造,有所前进。”
        1.总结是推动工作前进的重要环节。任何一项工作,不管是个人或群体去进行都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践, 都有成绩与失误、经验与教训,及时总结就会及时取得经验教训,提高认识和工作技能。不断实践,不断总结,那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻,知识越来越广,智慧越来越高,所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。
        2.总结是寻找工作规律的重要手段。任何一种事物、一项工作,都存在内在联系、外部制约,都有它自身的发展、运动规律。遵循这些客观规律办事就能顺利达到预期的目的,否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律的途径就需要总结。
        3.总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指他承担某项工作、执行某项业务、任务的能力。具体表现有两方面,一是他的专业知识水平,二是他解决、处理实际工作的能力。在实践中二者常常是揉合在一起,相得益彰。运用所学知识处理实际工作的能力主要通过实践培养起来的,绝不是天生的。因此,总结是提高能力的重要手段。
        4.总结是团结群众争取领导支持的好渠道。一件工作、一项任务完成之后必须进行总结,在总结中全面、深入地回顾、检查,找出成绩与缺点、胜利与失败、经验与教训,实事求是地作出正确评价,使大家认识统一。这样的总结群众心服口服,把群众****限度地团结起来。同时,通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导部门汇报,能引起领导的重视,争取领导的支持、指导。
        5.写好工作总结可以提高领导的管理水平,培养出更多理论与实践相结合,具有工作能力的干部。总结中,须对工作的失误等有个正确的认识,勇于承认错误,可以形成批评与自我批评的良好作风。写好总结,须从以往的工作实际出发,可养成调查研究之风。总结的写作过程,既是对自身活动的回顾过程,又是思想认识提高的过程。通过总结得出科学的结论,从而发扬成绩,克服缺点,吸取经验教训,使今后的工作少走弯路,多出成果。还可以作为先进经验被上级推广,为其他单位所汲取、借鉴。
        二、做好工作总结的原则
        撰写工作总结内容上要全面,不能顾此失彼;材料安排上要结构合理,逻辑性强;语言把握上要繁简得当,适可而止;评价成绩时要实事求是,客观公正。具体讲应坚持以下三个原则:
        一是实事求是。总结中既要讲成绩,又要讲不足;既要总结经验,又要查找不足。切忌只讲成绩和经验,忽略缺点和不足;切记讲成绩娓娓道来、如数家珍,讲缺点泛泛而谈、挂一漏万。
        二是全面精炼。工作总结所要反映的是全局工作或工作全貌,要考虑到方方面面,是全局工作就不能遗漏了哪个方面,是单项工作就不能遗漏了哪个环节。要正确处理好精炼与全面的关系,既不能因为片面追求精炼而削足适履,把该写的东西漏掉,也不能因为片面追求全面而毫无节制,把篇幅拉得太长。在全面的基础上力求精炼,二者不可偏废。材料安排要环环相扣,富有条理性和逻辑性,避免零乱无序;谈工作体会要扣紧材料,根据材料进行提炼和升华,避免相互脱离。
三是详略得当。尽管工作总结要反映全局工作,要顾及方方面面,但要有所侧重、突出重点。主要工作、领导关心工作是着力的重点。
三、在做好工作总结中存在的问题
      1.脱离目标,漫无边际
目标是个人、部门或整个组织所期望的成果。在撰写个人总结或工作总结中必须对照已确定的目标进行总结陈述。不能“流水账”式的记录所做过的工作或事情,下笔洋洋洒洒,却离题万里,偏离了总结的方向。
        2.拈轻丢重,本末倒置
总结的过程是对中心工作、重点工作、重要工作的深度挖掘、深层分析和深入研究,是向领导汇报工作,向群众公开工作,展现个人或部门形象的重要载体。就我们来说,重点工作就是市委、市政府的中心工作,就是各级领导、群众关心关注的工作,一定要在总结中体现出这些工作的开展情况,而不能本末倒置,在篇幅上介绍其它工作的内容超过对中心工作的汇报,造成喧宾夺主之嫌。

        3.数据不准确,缺乏对比
数据在总结中发挥的作用,毋庸多说。关于数据的问题主要有以下几点:(1)数据不全面,缺少能够对问题进行全面分析的数据;(2)数据不新,难以使领导获得及时准确的信息,从而进行正确的决策;(3)数据缺乏对比,主要表现在没有与上年度同期数据的对比,没有与目标计划值进行比较,没有与发展规模、速度相当的兄弟城市进行比较。

        4.照抄照搬,内容陈旧
个别总结中存在某些语句段落多年重复出现的现象,缺少对当年工作的深入挖掘总结和提炼升华的内容,缺少新语句、新特点、新气象。

        5.责任不强,缺乏担当
在谈到某些事项没有能按期完成时,很少从自身上找原因和差距,倾向于找诸多客观原因或其它方面的因素,责任意识不强,缺少担当精神。

        6.篇幅畸长畸短
适宜的篇幅也是衡量总结好差的一个重要标准。篇幅过厂容易给人以冗余繁重的感觉,篇幅过短也难以将开展的工作说详细具体。

        7.语句不规范
主要表为在总结中出现错别字,标点使用错误,语句不通顺,表述错误等现象。
综上所述,总结中存在的诸多问题的根源还在于:一是重视程度不够,限于工作任务多,业务繁忙,用于认真总结工作的时间可能不充裕;二是不善于挖掘新内涵,提炼新文意,展现新气象,工作年复一年少新意,热情日复一日消殆尽;三是老好人思想,缺少自我批评意识。
四、做好工作总结的方法、步骤

        (一)总结的种类
从内容上进行看,总结基本上可以分为三大类即全面总结、专题总结和个人总结。

        (1)全面总结,也叫综合性总结。它的内容主要包括情况介绍、成绩和经验、缺点和教训表扬和批评等方面。写这类总结,既要全面,又要突出重点,防止面面俱到。
        (2)专题总结,又叫经验总结。内容较为集中、单纯、针对性强,偏重于总结经验,要求有一定的深度能概括出规律性。
        (3)个人总结,个人总结要抓住主要问题,突出工作中的经验教训及个人思想上的收获和体会等。
        (二)总结的基本结构框架
总的来说总结一般应由标题、正文、落款三部分组成。1.标题
标题大致有三种样式。****种标题注明单位名称内容范围或时间期限并出现“总结”字样,如《**镇**村**年工作总结》。第二种标题概括表明总结的主要内容,但不出现“总结”字样,如《从会计职业化入手加强农村财务管理工作》。第三种标题由正题和副题两部分组成。正题概括总结内容副题表明单位名称、时间范围等,如《体制改革天地宽——**镇**年度推行会计职业化工作总结》。

        2.正文
        正文的内容主要有以下几个方面:一是工作回顾。成绩有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的。对以往的经验和教训都要进行分析研究概括集中,并把它提升到理论的高度,作为今后工作的借鉴。二是分析形势。对工作的主客观条件有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。特别是要研究上级党委的新政策、新方向,找出今后工作的着力点和落脚点。三是下步打算。我认为这应该是工作总结的重心所在,总结不是成绩或缺点的简单汇总,而是要明确奋斗的方向,指导今后的工作,这样的总结才有意义和必要。
        3.落款
        即署名和日期。日期一般置于落款单位之后,如标题已体现出单位,落款也可省去。
        (三)写好工作总结的步骤与方法
        ****步,分析年度计划
        计划本身是对工作进度和质量的考核标准,分析年度计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点,让自己对当前的工作清清楚楚、明明白白,增强工作的主动性,减少盲目性,使工作有条不紊地进行。同时,又可以根据工作中遇到的新情况、新问题进一步修订、补充和完善计划,以有利于更好的指导下一步工作。
        第二步,梳理当前工作
        对照工作计划,我们可以清晰的发现哪些工作我们已经完成了,并且完成的很好;哪些工作还没有完成,但是正在推进;哪些工作虽然已完成,但是存在着一定的缺陷……此外,工作中总能遇到一些临时性的工作,有些临时性的工作还是比较重要的工作,比如上级部门临时交办的任务,这就需要我们协调处理好计划性和临时性之间的关系,做到不出遗漏、不出差错。通过对当前工作的梳理,可以发现问题、找出不足,在下步工作中做出相应的调整和改进。
        第三步,收集相关材料
        总结总结,先总后结,总是总揽情况,结是结晶思想。收集材料要做到三看四查。
        三看,即看材料、看数据和看现场。看材料包括看综合性材料、看单型材料、看方方面面的材料。收集材料其实是走捷径,写得好的材料是可以剪切粘贴为己所用的,但也容易被牵着走,自己要有判断。看数据包括看年度月度的报表,看一天的原始数据,看一个阶段的数据变化。当前经济社会各方面的总结,越来越重视数据这一块,君不见各级政府工作报告,总结部分都用数字在表述。看现场包括看准备好的现场,看随机抽到的现场。现场最具真实性和生命力,纸上得来终觉浅,深知此事看现场。
        四查,即查上情、查内情、查外情、查史情。查上情即掌握上级机关的决策部署、工作任务、相关要求;查内情即掌握领导意图,熟悉本单位取得的成绩、存在的问题、作出的计划等;查外情即掌握外单位有关情况,了解外地经验甚至外国经验;查史情即了解历史状况和发展变化情况。查四情很重要,它决定总结报告对所获材料的取舍。
        第四步,讨论研究,拟定提纲
        研究讨论的过程也是提炼总结的过程,我们收集的一些材料中总会有一些不适合、没必要写进工作总结中的东西,对于这些材料,就需要研究讨论、筛选,找出合适的、恰当的、有用的材料,为下步撰写工作打下基础、节省时间。研究讨论的过程同时又是拟稿过程,在讨论中可以确定总结的结构、提纲、主要撰稿人和辅助撰稿人、成稿期限等。
提纲分为粗纲、细纲和粗细纲结合三种。粗纲,只明确一级标题,确定主要层次,标出段落大意;细纲还要标出开头结尾、过度照应、层次段落的安排等;通常情况下,对特别重要的讲话稿,提纲拟好后,还要交领导审定,防止推倒重来。

        以上几个步骤,是做好总结很关键的几步,只需要花费不太多的时间,就可以收到事半功倍、水到渠成的效果。
        第五步,正式撰写
        如果把写总结比作做菜,那么前面的几步都是买菜、都是准备过程,这一步才是烹饪、才是真正开始。在正式撰写中要在结构上、标题上、语言上精益求精。
        一是结构安排上要“精巧构思,黄金搭架”。开好头、结好尾、突出中间,这是写好工作总结的基本要求。古人写文章讲究“凤头、猪肚、豹尾”,即开头要像凤凰头一样漂亮美丽,中间要像猪肚一样充实饱满,结尾要像豹尾一样威风有力。笔者认为,这个原则同样适用于我们写工作总结。要竭尽全力把情况部分写得很实际,把经验部分写得很充实,把措施部分写得很有力。
根据工作总结的不同类型,经常要用到如下五种结构模式:

        一是工作式结构法。即“主要成绩及做法——存在的问题——当前形势分析——下步工作打算”这种模式。这种结构模式适用范围广,全面综合总结和专题性工作总结都可采用。二是经验式结构法。这种结构法从经验写起,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列或递进关系经验总结多采用这种写法。三是条目式结构法。即把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后打算等融合在一起,归纳成若干专题,逐一加以叙述议论,不采取大问题套小问题的方法,每个问题具有相对的独立性这种结构方式常用在单项工作总结中这种写法的好处是条理清晰,让人一目了然。四是分项式结构法。即不按事件的发展顺序,而是把做的事情分成几个项目或几类,一类一项地写,每类工作又按先介绍基本情况再叙述事情经过最后归纳经验教训的顺序来写这种结构方式较为复杂,一般适合综合全面性工作总结。五是漫谈式结构。向别人介绍自己的学习经验或工作体会时,可以采用漫谈式的行文方式,把自己的实践认识体会慢慢叙述出来。
        二是拟定标题要“眉清目秀,立竿见影”。标题是文章的眉目,也是文章主题的显现工作总结情况部分层次标题的提炼尤为重要从写作的角度看,主要体现在观点句上。在实践中,人们常常用简明扼要的语句将工作总结情况,某一层次或段落的核心内容加以概括、浓缩,用层次标题来表述观点,可使段旨明确突出醒目,让读者直接领会总结的内容,收到提纲挈领、纲举目张之效。
工作总结的观点句常见的有五种类型:一是任务式观点句,如“以推行法制责任制为重点,全面加强执法监督;深入调研,掌握实情,有针对性地开展工作监督;加强联系指导,充分发挥人大代表的作用;服务中心,积极完成市委交办的各项任务”。这四个小标题包含的都是工作任务。二是措施式观点句,如“统揽全局,审时度势,科学决策;以人为本,领好班子,带好队伍;紧扣中心,突出重点,狠抓落实;加强学习,勤政廉洁,树好形象”。三是效果式观点句,如:“文秘工作实现快捷、优质、高效运转;综合调研工作较好地发挥了以文辅政的作用;信息服务更加及时全面准确;督查工作水平有了新的提高;机要工作确保了通讯畅通和密码安全”。四是措施效果式观点句,如:“加强学习,提高了政治水平和业务素质;勤于动笔,增强了文字功底和思维能力;深入实践,强化了协调意识和督办力度;快速反应,完成了临时工作和紧急任务”。五是特点式观点句,如:“职挂心定,不来则已,来了就既来则安;自滚钉板,不是巧妇,煮成无米之炊;借权作为,不思后果,涉足分外之事;芒刺在背,不辱使命,当好‘形象大使’”。这是一份经验总结,观点句标新立异,突破了常规写作的固有模式,采用的是一种求异思维方式,一扫传统的窠臼,给人以面目一新的感觉。读者即使只阅读标题,头脑中一个干练的市委书记形象也能呼之欲出跃然纸上。
总的来说,提炼总结的观点句要结合工作实际,灵活运用,推陈出新,切忌千篇一律同时,同一内容的几个观点句要尽量做到句式整齐划一,具有韵律之美;

        三是写作内容上要“宏微结合、善于挖掘”。有人认为,写工作总结避免不了“老面孔”,写来写去就那么几样,年年都是老模式、“四季歌”。这种想法是非常片面的每个单位每个人的工作,都有其不同于其他单位或个人的地方,人云亦云是工作总结写作的一大忌讳如果年年老一套,流于形式,毫无新鲜经验可言,既不能从总结中得到提高,又不能指导今后的工作,也就失去了总结的意义因此,写作总结时,要善于对工作开展情况与事实材料作深入分析,从看似平常的工作中发掘富有特色的办法和措施,从纷繁复杂而有丰富生动的材料中挖掘新鲜的东西具体来讲,可从宏观和微观两方面着手:
        (1)从宏观上着眼。要在先认真领会上级新精神的前提下,这包括党和国家方针政策的新精神,上级文件与领导的指示性精神,看本单位是如何贯彻上级精神的,有没有脱轨跑调走样,若没有的话再看本单位在经常性工作当中是如何体现上级精神的,从而在带有规律性的工作中发现新做法和新经验。每个单位都有自己独特的常规工作,如学校的教学和科研工作,医院的服务质量和态度,公司的经营运行状况,尽管都是常规工作,做法措施收效等方面却总有一些变化,抓住变化进行研究就会发现特色。
        (2)从微观上入手。有人说:“工作总结能不能写出特色,不在于工作本身有没有特色,而在于我们能不能捕捉到特色,同时也在于表现手法上善不善于反映特色。”对此,可以从以下几点下手:1.按“倒金字塔结构”形式排列工作。把重要的、主要的工作排在前面,按重要程度依次排列,从而起到“先声夺人”之功效。2.按“主角重装”原则打造亮点。单位或者个人最具代表性、最重要的工作要不惜笔墨着重勾勒;一些虽做了但重要性不够的工作可以轻描淡写甚至一笔带过。3.善于用“隐形表现”手法提炼经验。撰写工作总结不能简单地停留于罗列数字、铺陈事实的层面,这些表面现象的背后就隐藏着规律性认识和体会,也就是经验。经验在文章中的表现形态不同,大致有“显性”和“隐性”两种。显性表现是指把归纳出的经验直接以文章的全部形式(以经验为线索安排全文结构,成绩和做法作为材料隐含其中)或部分形式(在成绩和做法之后,以体会的形式归纳出几点经验)反映出来。隐性表现是指文章在结构上只有“成绩+做法”两部分或者仅写了“做法”这一部分,经验只是通过取得成功的步骤、方法和措施来间接说明。4.善于在小标题上反映特色。要具体结合自己的工作实际,从中提炼出具有个性的观点句在现实的工作总结中,不一定要像上面所举的观点句那样独具特色和个性,可以从自己或单位所做的具体工作入手。
四是在语言上要“平实自然、精准巧妙”。叶圣陶先生说:“公文不一定要好文章,可是必须写得一清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺,让大家不折不扣地了解你说的是什么。”这也是我们在写作工作总结时应该遵循的原则。工作总结语言应基调庄重,平实简洁,措辞精练,组句严密。它跟讲话稿不一样,不需要太花丽的语言,只要坚持以客观事实为依据,原原本本地说,做到事实不走样、数字不掺假、观点不笼统、论证合逻辑就行。因此在写法上,既要突出重点又要安排好枝节,使之富于变化、多姿多彩、和谐顺畅、浑然一体。首先要概念清楚,不能模棱两可,杜绝或少用“据说”、“也许”、“大概”之类的词;其次要用词规范,不能方言口语、书面语言一起上,文言、白话混用;再者要慎用形容词和程度副词。对工作的估价要恰如其分,既不能言过其实又不能评价过低,如对“取得成绩”的修饰,是用“伟大”、“很大”还是用“较大”“一定”等必须很好斟酌。
总之,写总结如果拘泥于某种固有的法则,写作思路必将受阻;如能遵守相应的法则并灵活运用,就可以取得预期的效果。

        第六步,征求意见、修改完善
        征求意见,历来是我党发扬民主、联系群众的有效工作方法,有助于发现问题、改进工作、解决问题,对工作总结来说同样如此。古话说的好:独学而无友,则孤陋而寡闻;兼听则明,偏信则暗。一个人的知识和智慧总是有限的,善于倾听他人的意见对我们改进工作大有裨益。此外,在总结中如果涉及到其他部门的工作,那么征求意见就变得更加重要,否则一旦出错,就有可能导致自己贻笑大方、沦为笑柄,甚至会影响部门之间的和谐团结。
        “好的文章不是写出来的,而是改出来的”,任何文字在成型后总要根据领导的指示、同事的建议、后来的灵感做出必要的修改和完善。修改的过程同时也是查找问题,分析不足的过程,一些原本不易察觉的深层次错误,会在细致而耐心的修改过程中暴露无遗。修改包括:作者本人修改,逐级审核把关和领导最终审定等形式。
        第七步,领导审阅
        做任何工作都需要和领导沟通、领会领导意图、倾听领导指示,工作总结同样也不例外。甚至可以说领导审阅是公文写作中至关重要的一步,领导们站位高、视野阔、信息全、思虑周,总能指出我们原本没有发现或者没有考虑周全的地方。此外,许多工作总结是要在大会上宣读的,因此提交领导审阅也是为了做到符合领导的思维方式和表达习惯,也就是我们常说的符合领导“口味”,这一点很重要。
        以上就是做好总结的七个重要步骤,环环相扣、缺一不可,在具体工作要做到结合实际、融会贯通。
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